Cuando alguien se va de la empresa, lo primero que se resuelve es la nómina y lo último, si se resuelve, son sus accesos. Se le quita la contraseña del correo, se recoge el portátil y se da por cerrado.
Y casi nunca está cerrado. Quedan accesos que nadie recuerda que tenía, ficheros que solo estaban en su espacio y un buzón al que siguen llegando correos de clientes. No hace falta pensar mal de nadie para que eso sea un problema: basta con que alguien, meses después, encuentre esa puerta abierta.
¿Qué hay que cerrar el mismo día?
Todo lo que da acceso desde fuera de la oficina: el correo, el acceso remoto y las aplicaciones en la nube. No se trata de borrar las cuentas, que suele ser un error, sino de bloquear la entrada y cerrar las sesiones que sigan abiertas.
Lo de las sesiones importa más de lo que parece. Cambiar la contraseña no echa a quien ya tiene la sesión iniciada en un móvil o en un navegador: hay que cerrarlas expresamente. Si el correo de la empresa estaba configurado en su teléfono personal, ese teléfono sigue recibiéndolo hasta que alguien lo corta desde la administración.
¿Qué pasa con su buzón?
Que no se borra el primer día. Se bloquea el acceso de la persona, se pone una respuesta automática que diga a quién escribir y, si hace falta, se da acceso a quien recoja su trabajo.
Los clientes y proveedores van a seguir escribiendo a esa dirección durante un tiempo, y un correo que rebota da peor imagen que uno que redirige. Pasado ese tiempo, se decide qué se conserva y se cierra.
Una advertencia: el buzón de trabajo de una persona puede tener también correo personal, y no es un asunto para improvisar el día de la baja. Lo sensato es que la empresa tenga escrito de antemano qué se hace con el buzón de quien se va y que la plantilla lo sepa desde el principio.
¿Y los ficheros que tenía?
Los que solo estaban en su equipo o en su espacio personal de la nube se pierden en cuanto se borra la cuenta. Antes de cerrar nada, hay que pasar a otra persona la propiedad de lo que es de la empresa: documentos, carpetas compartidas, hojas de cálculo que usa medio equipo.
Y conviene mirar con quién compartía cosas fuera de la empresa. Un enlace a una carpeta con datos de clientes, compartido con un tercero desde la cuenta de alguien que ya no está, es un enlace que nadie va a revisar nunca si no se busca ahora.
¿Qué accesos se suelen olvidar?
Los que no pasan por la cuenta de la empresa. El correo y el ordenador se recuerdan siempre; esto es lo que se escapa una y otra vez:
- El móvil: el de empresa, y el correo o las aplicaciones de trabajo en su móvil personal.
- El acceso remoto que se le dio para trabajar desde casa un día y se quedó.
- La banca online: su usuario, su firma o su dispositivo de confirmación.
- El dominio y la web: la cuenta del registrador, el panel del alojamiento, el gestor de la web.
- Las cuentas de proveedores: la paquetería, el portal del gestor, la administración con su certificado, las redes sociales de la empresa.
- Las contraseñas compartidas: la wifi, la alarma, el usuario común de algún programa. Si las sabía, hay que cambiarlas.
¿Por qué una lista escrita vale más que la memoria?
Porque el día que se va alguien nadie se acuerda de todo, y menos si la salida no ha sido amistosa o ha sido de un día para otro. La lista es lo que hace que la baja salga igual de bien un viernes con prisa que un lunes tranquilo.
El truco es que la lista de la baja se hace en el alta. Cada vez que se le da a alguien un acceso nuevo, se apunta. Así, el día que se va, no hay que reconstruir qué tenía: está escrito, y se cierra de arriba abajo.
Si quieres ordenar quién tiene acceso a qué en el correo y en la nube, es parte del trabajo de Nube y correo corporativo. Y si lo que te preocupa es quién entra desde fuera y por dónde, eso es Red y accesos.